Suppleant i bestyrelsen: hvad må de, og hvornår får de stemmeret

En idrætsforening i Silkeborg skulle godkende et tilskud på 42.000 kroner til ungdomsafdelingen. Kassereren var ikke kommet. Formanden lod 1. suppleanten stemme, så bestyrelsen kunne komme videre, og fire uger senere krævede et medlem beslutningen annulleret, fordi den var truffet af nogen der ikke havde stemmeret. Diskussionen kunne have været undgået med to linjer i forretningsordenen.

En suppleant i en bestyrelse er valgt på generalforsamlingen på samme måde som de øvrige, men er ikke medlem af bestyrelsen. Det er den enkle version. Den svære del er, hvornår og hvordan vedkommende bliver det.

Hvornår får en suppleant i bestyrelsen stemmeret

Der findes ingen lov, der regulerer suppleanters arbejde i almindelige foreninger. Center for Frivilligt Socialt Arbejde er tydelig på det punkt: det er op til den enkelte forening at formulere, hvad der gælder hos jer. Til gengæld er hovedreglen stabil på tværs af foreningstyper. Suppleanten får først stemmeret, ansvar og medhæftelse for bestyrelsens beslutninger, når et medlem er stoppet i utide og suppleanten formelt er indtrådt. Har I valgt en 1. og en 2. suppleant, træder 1. suppleanten normalt til først.

Vedtægterne bestemmer, hvad der udløser indtræden. ABF's standardvedtægter for andelsboligforeninger, som mange foreninger har kopieret direkte, siger at hvis et bestyrelsesmedlem fratræder i valgperioden, indtræder suppleanten for tiden indtil næste ordinære generalforsamling. Samme sted står, at næstformanden fungerer i formandens sted, hvis formanden fratræder, altså at suppleanten ikke arver posten, men pladsen.

I ejerforeninger går normalvedtægten fra 2020 (BEK nr. 1738 af 29. november 2020) et skridt videre. Her indtræder suppleanten også, når et bestyrelsesmedlem meddeler længerevarende forfald, ikke kun ved egentlig fratræden. Rådgivningen på området har traditionelt sat den grænse ved mindst 12 uger, som var formuleringen i den tidligere normalvedtægt. Har jeres forening en individuel og tinglyst vedtægt, gælder den i stedet.

Det suppleanten ikke kan bruges til

Et enkelt afbud udløser ikke indtræden. Kassereren på ferie i tre uger er ikke længerevarende forfald, og suppleanten kan derfor ikke stemme i hendes sted. Hvis I mangler stemmer for at kunne træffe beslutningen, er problemet et andet, nemlig om bestyrelsen overhovedet er beslutningsdygtig efter jeres vedtægter.

Den anden klassiske fejl handler om habilitet. En suppleant kan ikke stemme i stedet for et medlem, der er trådt ud af behandlingen af et punkt. Inhabilitet flytter ikke en stemme, den fjerner den, og reglerne for hvornår medlemmet skal ud af lokalet siger intet om at hullet må fyldes op.

Til gengæld må suppleanten gerne være med i rummet, hvis I beslutter det. Mange foreninger skriver i forretningsordenen, at suppleanter deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret. Det er en fornuftig ordning, fordi den suppleant der har fulgt sagerne i seks måneder, er brugbar fra dag ét, når hun indtræder. Vær bare eksplicit om taleret, adgang til bilag og tavshedspligt, for de tre ting følger ikke automatisk af at være valgt som suppleant.

Skriv det ind, før I får brug for det

Tag punktet på et almindeligt møde i efteråret, ikke i den uge hvor et medlem netop er sprunget fra. Fire spørgsmål skal kunne besvares af jeres papirer:

• Deltager suppleanter i alle møder, kun efter indkaldelse, eller først ved indtræden?
• Hvad udløser indtræden: fratræden, eller også længerevarende forfald, og hvor længe er længerevarende?
• Hvor længe sidder den indtrådte suppleant, typisk indtil næste ordinære generalforsamling?
• Får suppleanter samme adgang til referater, regnskab og øvrige dokumenter som bestyrelsen?

Adgangen til dokumenter er der en teknisk side af. I Bestyrelses.nu er Suppleant en selvstændig rolle uden stemmeret, så vedkommende kan få dagsorden, bilag og referater uden at figurere som stemmeberettiget medlem, og rollestyringen ændres den dag suppleanten indtræder.

Og selve indtrædelsen hører i referatet. Dato, hvem der er udtrådt, hvem der er indtrådt, og med hvilken begrundelse. Har foreningen et CVR-nummer med registreret ledelse, skal ændringen også opdateres der. Det tager fem minutter og fjerner hele diskussionen om, hvem der havde stemmeret hvornår.