Indkaldelse til generalforsamling: hvad sker der hvis fristen brydes

En andelsforening i Aarhus havde 14 dages varsel i vedtægterne og sendte indkaldelsen ud 12 dage før mødet. Regnskabet blev godkendt, kontingentet sat op, og to nye medlemmer valgt ind. Tre uger senere kom brevet fra en advokat. Foreningen måtte holde det hele igen.

Det er det, en indkaldelse til generalforsamling handler om. Ikke om høflighed over for medlemmerne, men om hvorvidt de beslutninger, I træffer den aften, står ved magt bagefter.

Fristen står i vedtægterne, ikke i loven

For almindelige foreninger og andelsboligforeninger findes der ingen generel lov, der fastsætter et varsel. Det gør vedtægterne. Efter ABF's standardvedtægter skal indkaldelsen ske med 14 dages varsel (§ 24), og årsrapporten skal udsendes til andelshaverne samtidig med indkaldelsen (§ 34), inden for den firemåneders frist for afholdelse af den ordinære generalforsamling, der følger af § 23. Har I ændret jeres vedtægter siden, gælder jeres egen tekst.

Til den ekstraordinære generalforsamling er varslet ofte kortere. I standardvedtægterne hedder det, at indkaldelsen skal sendes ud senest med otte dages varsel. For ejerforeninger, der følger normalvedtægten, går det den anden vej med mindst fire ugers og højst otte ugers varsel. Driver I en mindre virksomhed ved siden af foreningen, er billedet et andet: indkaldelse skal her foretages tidligst fire uger og, medmindre vedtægterne foreskriver en længere frist, senest to uger før generalforsamlingen, jf. selskabsloven § 94.

Find vedtægterne frem, før I sætter datoen. Læs også hvordan der skal indkaldes. Nogle vedtægter nævner brev, andre opslag i opgangen, andre igen siger bare "skriftligt". Er der en frist for medlemsforslag, typisk en til to uger før mødet, skal indkaldelsen ligge så tidligt, at fristen reelt kan bruges. Ellers har I lukket for forslag, uden at have besluttet det.

Indkaldelse til generalforsamling skal være kommet frem

Her går mange bestyrelser fejl. Det er ikke afsendelsen, der tæller. Sender I til nogle medlemmer pr. e-mail og til andre pr. post, skal alle indkaldelser være kommet frem rettidigt, og det er ikke nok, at indkaldelsen er sendt inden fristens udløb. Foreningen bærer selv forsendelsesrisikoen for, at indkaldelsen er kommet frem, også ved brug af e-mail.

Digital indkaldelse er som udgangspunkt i orden. Kravet om skriftlighed betyder, at der skal være tale om et varigt medie, og der er ingen lovgivning, der forhindrer digital korrespondance, så e-mail opfylder skriftlighedskravet. Alligevel vælger mange foreninger at skrive en bestemmelse om elektronisk kommunikation ind i vedtægterne, før de indkalder pr. e-mail. Det er den billigste forsikring, I kan tegne, og den koster et punkt på næste generalforsamling.

Gem dokumentationen. En liste over modtagere, tidspunkt for udsendelse og en kopi af selve indkaldelsen med dagsorden. Bliver mødet anfægtet et halvt år senere, er det det materiale, sagen står og falder med. Bestyrelses.nu er bygget så indkaldelse, dagsorden og bilag ligger samlet på mødet med tidsstempel, og årshjulet i platformen kan lægge udsendelsesdatoen ind som en opgave med påmindelse. Se også hvad et årshjul for bestyrelsen bør indeholde.

Hvad der sker hvis fristen brydes

Konsekvensen er hårdere, end de fleste tror. Er generalforsamlingen ikke indkaldt rettidigt, er den ugyldig, og de beslutninger man træffer, vil være ugyldige. Er vedtægternes bestemmelser om indkaldelsesfrister ikke overholdt, kan generalforsamlingen erklæres ugyldig, og så skal der indkaldes til en ny.

Bemærk forskellen på de to slags fristbrud. Er fristen for, hvornår generalforsamlingen skal afholdes, overtrådt, gør det ikke i sig selv generalforsamlingen ugyldig, og det er i alles interesse at få mødet holdt. Kommer I altså fire uger for sent i gang med den ordinære generalforsamling, er det en forsømmelse, men beslutningerne holder. Sender I indkaldelsen for sent, er det selve grundlaget, der ryger.

Når fejlen opdages i tide

Opdager I det tre dage før mødet, så aflys og indkald forfra med korrekt varsel. Det er ærgerligt og det koster en måned, men det er langt billigere end en omgang med advokater bagefter. Vær opmærksom på, at et enkelt medlem, der protesterer på selve mødet, er nok til at holde spørgsmålet åbent. Bed dirigenten skrive protesten i referatet med navn og tidspunkt, uanset hvor ubelejligt det virker.

Opdager I det efter mødet, er valget mellem at leve med risikoen eller at gentage generalforsamlingen frivilligt. Har mødet valgt en ny bestyrelse, er risikoen ikke til at leve med, for så er det uklart, hvem der overhovedet kan indkalde næste gang. Det samme gælder beslutninger med økonomiske konsekvenser som kontingentforhøjelser eller optagelse af lån. Hvornår en bestyrelse i øvrigt kan træffe bindende beslutninger, er behandlet i artiklen om kravene til en beslutningsdygtig bestyrelse.