Inhabilitet i bestyrelse: hvornår skal medlemmet ud af lokalet

En grundejerforening har tre tilbud på asfaltering af stamvejen: 240.000, 285.000 og 312.000 kroner. Det billigste kommer fra et entreprenørfirma, som kassererens svoger ejer halvdelen af. Kassereren siger selv, at han gerne undlader at stemme, men at han jo godt kan sidde med og forklare tallene. Det er præcis her, reglerne om inhabilitet i bestyrelse bliver praktiske i stedet for principielle. For svaret er nej, og begrundelsen afhænger af hvilken slags bestyrelse I sidder i.

Inhabilitet i bestyrelse: hvad loven dækker, og hvad den ikke dækker

Sidder I i en bestyrelse i et ApS eller A/S, står reglen i selskabsloven. § 131 bestemmer, at et medlem af ledelsen ikke må deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem kapitalselskabet og den pågældende selv eller om søgsmål mod den pågældende selv eller om aftale mellem kapitalselskabet og tredjemand, hvis vedkommende har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod kapitalselskabets. Bemærk ordet behandlingen. Bestemmelsen forbyder ikke alene medlemmet at deltage i afstemningen, men overhovedet at deltage i behandlingen.

I en skolebestyrelse på en folkeskole er I en del af den offentlige forvaltning, og der gælder forvaltningslovens kapitel 2. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af sagen, og § 4 rummer en undtagelse for de tilfælde, hvor det ville være umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder at lade en anden træde i den pågældendes sted.

I en almindelig andelsboligforening, grundejerforening eller idrætsforening findes der ikke en tilsvarende paragraf, der uden videre gælder for jer. Til gengæld har I en loyalitetspligt over for foreningen, og I har vedtægter og en forretningsorden, der kan sige det, loven ikke siger. Hvad der konkret gælder hos jer, afhænger af jeres vedtægter. Er de tavse, er praksis i de fleste foreninger, at man følger de samme principper frivilligt, fordi en beslutning truffet med en interesseret deltager i lokalet er let at angribe bagefter.

Hvornår er interessen væsentlig nok

Ikke enhver forbindelse gør et medlem inhabilt. Alle andelshavere har en økonomisk interesse i, at boligafgiften ikke stiger, og det gør ingen af dem uegnede til at behandle budgettet. Forvaltningsloven bruger samme nuance: inhabilitet foreligger ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen bliver påvirket af uvedkommende hensyn.

Grænsen bliver tydelig, når sagen holder op med at være generel. Et bestyrelsesmedlem, der selv har søgt om tilladelse til at inddrage et loftsrum. Et medlem, hvis restance på 18.400 kroner skal føre til eksklusion eller ikke. Et medlem, der skal godkende en køber, som er medlemmets datter. En kontrakt til medlemmets eget firma. Området omkring gaver, sponsorater og støtte er særligt udsat, og i almene boligorganisationer peger BL netop på, at bestyrelsens beslutninger om støtte skal kunne tåle offentlighedens søgelys, fordi der er kort vej til påstande om personlige interesser og nepotisme.

Fra princip til mødeledelse

At et medlem er inhabilt betyder tre konkrete ting under mødet. Vedkommende deltager ikke i drøftelsen, forlader lokalet under punktet, og modtager ikke bilagene til det punkt. Referatet skal vise, hvem der var ude, hvilket punkt det gjaldt, og hvem der så traf beslutningen. Uden den notits er beslutningen svær at forsvare et halvt år senere, når en utilfreds andelshaver spørger, hvordan valget faldt på netop det firma. En struktureret referat- og bilagsstyring med adgang pr. punkt gør den del enklere, blandt andet fordi bilag til et enkelt punkt kan holdes uden for det inhabile medlems visning.

Så er der talmæssigt problem nummer to. En bestyrelse på fem, hvor to er inhabile i samme sag, kan let ryge under den grænse for beslutningsdygtighed, vedtægterne opstiller. En suppleant løser sjældent problemet, for i de fleste vedtægter har en suppleant først stemmeret, når vedkommende er indtrådt i stedet for et medlem. Er I ikke beslutningsdygtige, er den ryddelige vej at udskyde punktet til et møde, hvor de habile medlemmer kan mødes, eller at lægge sagen op til generalforsamlingen med en saglig indstilling fra dem, der lovligt kan afgive den.

Beslut reglen, før den bliver aktuel. Skriv ind i forretningsordenen, hvem der afgør spørgsmålet, når et medlem selv rejser tvivl, typisk den øvrige bestyrelse uden det berørte medlem. Læg et fast punkt allerførst på dagsordenen: har nogen en personlig eller økonomisk interesse i dagens punkter. Det tager 30 sekunder, når svaret er nej, og det er den billigste forsikring, en bestyrelse kan tegne. Overvejer I samtidig, hvordan mødeforberedelsen skal foregå, er der en gennemgang af digitale værktøjer til bestyrelsen og hvad der passer til jeres forening, og spørgsmål om roller og adgange er samlet for sig.