Konstituerende bestyrelsesmøde: tjeklisten til det første møde

Generalforsamlingen sluttede 21.40, to nye medlemmer kom ind, og så gik alle hjem. Fem uger senere kunne en idrætsforening i Silkeborg stadig ikke betale en regning på 18.400 kroner til en håndværker, fordi banken ikke ville acceptere den afgåede kassers fuldmagt og ikke havde fået dokumentation for hvem der havde overtaget posten. Det konstituerende bestyrelsesmøde var aldrig blevet holdt. Det sker oftere end antaget.

Konstitueringen er det møde hvor I fordeler poster, får adgang til foreningens penge og papirer, og lægger den mødeplan resten af året hænger på. Alt andet kan udskydes en måned uden at nogen mærker det. Det her kan ikke.

Rollefordelingen: læs vedtægterne før I stemmer

Første spørgsmål er ikke hvem der vil være formand. Det er hvem der overhovedet må vælge formanden. I mange vedtægter, blandt andet i Social- og Boligministeriets normalvedtægt for private andelsboligforeninger, konstituerer bestyrelsen sig selv efter generalforsamlingen. Andre vedtægter lader generalforsamlingen vælge formanden direkte, og så kan bestyrelsen ikke bagefter flytte posten til en anden, uanset hvor enige alle er. Tjek det først.

Herefter fordeles næstformand, kasserer og sekretær. Suppleanter kan sagtens deltage i mødet og bør typisk gøre det, men de har ikke stemmeret i selve konstitueringen, medmindre de er trådt ind i stedet for et medlem. Hvor grænsen går, står i gennemgangen af hvad en suppleant må og ikke må.

Skriv derefter tre ting i referatet: hvem der har hvilken post, fra hvilken dato, og hvem der kan disponere over foreningens konti. Banken, revisoren og forsikringsselskabet beder om præcis det dokument, og et referat der blot noterer at bestyrelsen konstituerede sig, er ikke brugbart for nogen af dem.

Adgange, bank og CVR

Overdragelsen er den del der oftest halter, fordi den kræver at nogen møder op hos nogen andre med en nøgle eller en kode. Sæt det på dagsordenen med en ansvarlig og en dato, ikke som en hensigt.

• Bankfuldmagter og MitID Erhverv, hvor både tilføjelse af nye og lukning af afgåede sker samme dag
• Nøgler, alarmkoder, adgang til foreningens mail, medlemssystem, hjemmeside og regnskabsprogram

Har foreningen et CVR-nummer, skal oplysningerne om ledelsen holdes opdaterede, og ændringen anmeldes via Virk. Det er ikke en formalitet. Kommunen, banken og eventuelle tilskudsgivere slår op i CVR, og står den tidligere formand der stadig i november, er det ham der bliver kontaktet. Samtidig er det tidspunktet at flytte foreningens dokumenter væk fra private mailkonti, hvilket der er en selvstændig grund til, som er beskrevet i artiklen om hvorfor bestyrelsens dokumenter ikke hører hjemme i formandens mailboks.

På platforme som Bestyrelse.nu ligger rollefordeling, referater og bilag samlet ét sted med adskilte roller for formand, næstformand, kasserer, sekretær, medlem og suppleant, så en ny kasserer får historikken fra dag ét, og en afgået kasserers adgang lukkes uden at nogen skal huske at slette en mappe.

Det I beslutter nu, bestemmer resten af året

Læg mødedatoerne for hele perioden, inden mødet hæves. Ikke det næste møde. Alle møderne. Erfaringen fra foreninger med otte til ti årlige møder er, at når datoerne først skal findes fra gang til gang, ender to af dem med at blive aflyst, fordi tre medlemmer melder afbud og bestyrelsen dermed ikke er beslutningsdygtig. Hvor mange der skal være til stede, følger af jeres vedtægter, og konsekvenserne af at tage fejl er gennemgået i artiklen om hvornår en bestyrelse er beslutningsdygtig.

Brug samtidig ti minutter på forretningsordenen. Hvem indkalder, med hvilket varsel, hvordan godkendes referatet, og hvad gør I når en sag skal afgøres mellem to møder. En ny bestyrelse med tre nye ansigter har ingen fælles praksis at falde tilbage på, og de uskrevne regler fra sidste periode findes kun i hovedet på dem der ikke blev genvalgt.

Sidste punkt er den ene sag der ikke kan vente. Et byggeprojekt, en opsagt lejekontrakt, en ansættelse. Placer den hos en navngiven person med en frist, og læg de øvrige faste opgaver ind på de datoer I lige har aftalt. Det tager tyve minutter. Til gengæld slipper I for at opdage i oktober, at ingen havde ansvaret for budgettet.