Opbevaring af bestyrelsesdokumenter hører ikke i formandens mailboks

En andelsforening i Odense skiftede formand på generalforsamlingen i marts. Den nye formand bad om bilagene fra de tre seneste regnskabsår og fik at vide, at de lå i den tidligere formands private mailkonto, som han havde ryddet op i, da han solgte sin andel. Det er ikke et it-problem. Opbevaring af bestyrelsesdokumenter er noget bestyrelsen hæfter for som organ, og et arkiv, der kun findes i én persons indbakke, er ikke et arkiv.

Foreningen er dataansvarlig, ikke formanden

Restancesager, medlemslister med adresser og telefonnumre, klager over en nabo, en sygemelding fra en træner. Det er foreningen der er dataansvarlig for de oplysninger, ikke det enkelte bestyrelsesmedlem, og databeskyttelsesforordningens artikel 32 kræver passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger tilpasset risikoen ved den behandling, I foretager. En privat mailkonto lever sjældent op til noget af det, fordi ingen andre end kontoens ejer kan se hvad der ligger, ingen kan trække adgangen tilbage ved et bestyrelsesskifte, og der findes ingen oversigt at slette efter.

Netop sletning er værd at stoppe ved. Kravet om opbevaringsbegrænsning betyder, at oplysninger skal slettes eller anonymiseres, når formålet er opfyldt, og det kan I ikke gøre i praksis, hvis materialet ligger spredt i 4.000 mails hos tre forskellige personer. Dertil kommer, at Datatilsynet siden 1. januar 2019 har haft en skærpet praksis, hvor også private aktører skal kryptere e-mails med fortrolige og følsomme personoplysninger under forsendelse. Bestyrelser der rundsender en restanceliste som vedhæftet fil til seks privatadresser, sender altså den type oplysninger gennem en kanal, der ikke er indrettet til det.

De fem år I ikke kan slippe for

Bogføringsloven kræver, at bogførings- og regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, og at det sikres mod at blive ødelagt, bortskaffet eller forvansket. Loven indeholder desuden en pligt for en fratrædende ledelse til at overføre regnskabsmaterialet til den nye ledelse. Der står intet om, at pligten bortfalder, fordi arbejdet er ulønnet, eller fordi foreningen er lille.

Regn det igennem på et konkret bilag. Har foreningen betalt 187.000 kroner for en tagrende og en facaderenovering, og findes fakturaen udelukkende som PDF i en mailtråd mellem den daværende kasserer og håndværkeren, så har I i praksis ikke bilaget. Revisoren kan bede om det. En køber af en andel kan bede om det. Skattestyrelsen kan bede om det.

Prøven kommer ved overdragelsen

Der er en enkel test, som en bestyrelse kan lave på ti minutter på et almindeligt møde. Bed næstformanden om at finde referatet fra mødet i november to år tilbage, den underskrevne entreprisekontrakt og den seneste version af husordenen, uden at spørge formanden. Kan hun ikke det, ligger arkivet et sted hvor det ikke hører til, uanset hvor pligtopfyldende formanden er.

Det samme gælder ved sygdom og dødsfald. En formand kan blive indlagt i seks uger midt i en byggesag, og så skal resten af bestyrelsen kunne arbejde videre uden at ringe til pårørende for at få en adgangskode. Mange foreninger opdager først problemet, når det er akut, og derfor hører en fast overdragelsesprocedure ind i det årshjul bestyrelsen alligevel skal lægge, typisk med tjek umiddelbart efter generalforsamlingen.

Sådan ser et arkiv ud, der overlever et formandsskifte

To ting gør størstedelen af arbejdet: at der kun findes ét sted hvor dokumenter må ligge, og at adgangen følger rollen i bestyrelsen frem for personen. Bliver et medlem valgt ind, får det adgang samme dag. Går et medlem af, lukkes adgangen samme dag, og materialet bliver liggende hos foreningen.

Derudover er det værd at aftale, hvad der overhovedet skal gemmes. Referater, vedtægter og tilføjelser til dem, regnskaber og bilag, kontrakter med leverandører, forsikringspapirer og korrespondance i verserende sager. Mailen om hvem der køber kage til næste møde skal ingen steder.

Bestyrelses.nu er bygget til den model, hvor bilag og referater knyttes til det møde de hører til, adgangen styres af rollen, og hver forenings data ligger adskilt fra andres på servere i EU. Skal I sammenligne det med andre måder at løse opgaven på, findes der en gennemgang af hvilke digitale værktøjer der passer til forskellige foreningstyper, og en oversigt over hvad de enkelte funktioner dækker.

Uanset hvilken løsning I vælger, bør beslutningen føres til referat med en dato for hvornår flytningen er gennemført. Ellers bliver det ved snakken.